Job Accounts Receivable Specialist, Québec

Title: Accounts Receivable Specialist

Summary of Role

The Accounts Receivable Specialist is an essential hands-on contributor of Command Alkon’s Collections team. Your primary focus day to day is to partner with external and internal customers to speed invoicing to cash. That partnership involves having a book of assigned accounts and following company policies/procedures to proactively contact customers, document and route reasons for non-payment in Cases, reconcile customer PO/Accounting information, assist customers with statements & payment information, and follow-up with internal Cases for resolution. Additionally, there are other activities you may be assigned by management to help steward Accounts Receivable, such as cash application, tax forms/research, credit hold management, and other related tasks. You’ll have success in the role by combining your various skillsets – passion for the customer, proactive, conscientious, high follow-up, and a knack for partnering internally with various teams to ensure speedy Case resolution.

How You’ll Succeed:

Contact assigned customers to collect on past due invoice balances, handling both inbound and outbound communications via telephone, email, or through other channels per company policy

Create sufficiently detailed Cases, route them internally to the correct parties, follow-up, and go through the appropriate channels to gain approval for an credit requests to ensure speedy resolution of customer disputes

As you gain experience, create relationships with external customers to handle escalations and more complex accounts or dispute scenarios.

Escalate more complex Collections scenarios to management and follow-up regularly.

Distribute customer statements, payment dunning notices, and credit memos to customers ensuring proper approvals and details are documented.

Suggest process improvements to management of how to improve company systems, policies, and processes

Contribute to the stewardship of Accounts Receivable by applying cash, researching customer balances, populating expired tax exempt forms, and other projects assigned to by management

Partner with Legal and Accounting to ensure compliance with accounting principles or other requirements

Partner with third parties as necessary that relate to executing customer collections

Participate in ad hoc projects, internal & external audits, as necessary and assigned by management

Assist customers with and perform research on cash payments & deposits (Lockbox, ACH, Wires, Credit Cards)

What You Bring:

• 2 or more years of collections billing experience, preferably within a software company or a related recurring revenue business that also sells hardware and professional services.
• Strong verbal and written communication skills with a track record of performing excellent customer service.
• Intermediate experience using Salesforce and NetSuite preferred.
• Intermediate Microsoft Excel skills.
• Knowledge of Collections and Accounting principles preferred.
• Ability to collaborate across departments, especially with Customer Success, Billing, Professional Services, Renewals, and Order Management teams.
• Undergraduate Degree, preferably in Business Administration, Accounting, Finance, or a related field.

Who You Are:

Action Oriented – You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.

Ensures Accountability – You hold yourself and others accountable to meet commitments.

Drives Results – You consistently achieve results, even under tough circumstances.

Persuades – You use compelling arguments to gain the support and commitment of others.

Instills Trust – You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.

Being Resilient – You rebound from setbacks and adversity when facing difficult situations.

Situational Adaptability – Adapt your approach and demeanor in real time to match the shifting demands of different situations

All Company Core Competencies:

Customer Focus: You build strong customer relationships and deliver customer-centric solutions.

Cultivates Innovation: You create new and better ways for the organization to be successful.

Collaborates: You build partnerships and work collaboratively with others to meet shared objectives.

Instills Trust: You gain the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.

Self-Development: You actively seek new ways to grow and be challenged using both formal and informal development channels.

Titre : Spécialiste des Comptes Clients Résumé du Poste

Le Spécialiste des Comptes Clients est un contributeur essentiel et opérationnel de l’équipe de recouvrement de Command Alkon. Votre objectif principal au quotidien est de collaborer avec les clients externes et internes afin d’accélérer le processus de facturation jusqu’à l’encaissement. Ce partenariat implique la gestion d’un portefeuille de comptes attribués et le respect des politiques/procédures de l’entreprise pour contacter de manière proactive les clients, documenter et transmettre les raisons de non-paiement sous forme de dossiers ("Cases"), rapprocher les bons de commande/informations comptables, assister les clients avec les relevés de compte et informations de paiement, et assurer le suivi des dossiers internes pour résolution.

D’autres tâches peuvent également vous être confiées par la direction afin de soutenir la gestion des comptes clients, telles que l’imputation des paiements, la gestion des formulaires fiscaux/recherches, la gestion des blocages de crédit, et d'autres activités connexes. Vous réussirez dans ce rôle en combinant plusieurs compétences : passion pour la relation client, proactivité, rigueur, suivi assidu, et aptitude à collaborer efficacement avec diverses équipes internes pour garantir une résolution rapide des dossiers.

Clés de la Réussite :

• Contacter les clients assignés pour recouvrer les factures en souffrance, en gérant les communications entrantes et sortantes par téléphone, email ou autres canaux conformément à la politique de l’entreprise.

• Créer des dossiers détaillés (Cases), les transmettre aux parties internes concernées, assurer le suivi et utiliser les bons canaux pour obtenir les validations nécessaires aux demandes d’avoir, afin de résoudre rapidement les litiges clients.

• À mesure que vous gagnerez en expérience, développer des relations avec les clients pour gérer les situations d'escalade ou les comptes/litiges plus complexes.

• Signaler les cas de recouvrement complexes à la direction et en assurer un suivi régulier.

• Envoyer les relevés de compte clients, lettres de relance, et notes de crédit en veillant à la bonne documentation des détails et validations nécessaires.

• Proposer des améliorations de processus à la direction pour optimiser les systèmes, politiques et procédures de l’entreprise.

• Contribuer à la gestion des comptes clients en affectant les paiements, en analysant les soldes clients, en mettant à jour les formulaires fiscaux expirés, et en participant à d’autres projets confiés par la direction.

• Collaborer avec les services Juridique et Comptabilité pour assurer la conformité avec les principes comptables et autres exigences.

• Collaborer avec des tiers si nécessaire dans le cadre des activités de recouvrement.

• Participer à des projets ponctuels, audits internes et externes, selon les besoins définis par la direction.

• Assister les clients et effectuer des recherches sur les paiements/dépôts reçus (Lockbox, virement ACH, virements bancaires, cartes de crédit).

Ce Que Vous Apportez :

• 2 ans ou plus d’expérience en facturation/recouvrement, idéalement dans une entreprise logicielle ou une activité à revenus récurrents, incluant la vente de matériel et de services professionnels.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec un historique démontré en service client.

• Maîtrise intermédiaire de Salesforce et NetSuite (préférée).

• Compétences intermédiaires en Microsoft Excel.

• Connaissances en principes de recouvrement et de comptabilité souhaitées.

• Capacité à collaborer avec différents départements, en particulier les équipes Customer Success, Facturation, Services Professionnels, Renouvellements et Gestion des Commandes.

• Diplôme universitaire, de préférence en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou domaine connexe.

Qui Vous Êtes :

• Orienté(e) Action – Vous gagnez la confiance des autres par votre honnêteté, intégrité et authenticité.

• Responsable – Vous vous engagez personnellement et tenez les autres responsables du respect des engagements.

• Orienté(e) Résultats – Vous atteignez constamment vos objectifs, même dans des situations difficiles.

• Capacité de Persuasion – Vous utilisez des arguments convaincants pour obtenir le soutien et l'engagement des autres.

• Inspirant(e) la Confiance – Vous inspirez la confiance par votre honnêteté, intégrité et authenticité.

• Résilient(e) – Vous rebondissez face aux difficultés et savez faire face à l’adversité.

• Adaptabilité Situationnelle – Vous adaptez votre approche et votre comportement en temps réel selon les exigences des différentes situations.

Compétences Clés de l’Entreprise :

• Orientation Client : Vous construisez des relations solides avec les clients et proposez des solutions centrées sur leurs besoins.

• Encouragement à l’Innovation : Vous imaginez de nouvelles façons pour faire progresser l’organisation.

• Esprit de Collaboration : Vous établissez des partenariats et collaborez avec les autres pour atteindre des objectifs communs.

• Inspirer Confiance : Vous gagnez la confiance par votre intégrité et transparence.

• Développement Personnel : Vous cherchez activement à évoluer et à vous challenger, en utilisant des canaux de développement formels et informels.